【Jane】電子カルテ＆オンライン予約システム導入のご案内
いつもご来院いただき誠にありがとうございます。
この度、【Jane】電子カルテ&オンライン予約システム（以下、【Jane】）を導入することにいたしました。
皆さまには一時的にご不便をお掛けすることとなり大変恐縮ですが、何卒ご理解いただけますと幸いです。
ファミリーカイロプラクティック三鷹院
院 長 佃 隆
副院長 佃 美香
登録方法について
2022年11月1日（火）より、来院いただいた順に、随時ご案内しております。
①【Jane】登録案内を送るメールアドレスを受付にて確認させていただきます。
②＠Janeapp.comのドメインより登録方法についての内容のメールが届きます。
③［アカウントの登録をして下さい。］をクリックいただき、登録画面に進んでください。
＊詳細は、下記ページにアップしておりますので、参照ください。
【Jane】使用に当たって
受付方法
＊受付のＱＲコードを読み取り、来院受付を行っていただきます。予約時間を過ぎてしまうとシステム上の受付ができず、ご案内が遅くなる場合がありますので、お早めの来院をお願い申し上げます。
＊予約・変更・キャンセルは、予約時間の10分前までに操作ください。
＊施術以外のプログラム（検査の回・検査結果をお伝えする回）は、スタッフ調整が必要な為、これまで通り【Jane】以外の方法でご連絡下さい。
＊お子さまの見守りが必要な方は、スタッフ人員確認をする必要があるので、これまで通り【Jane】以外の方法でご連絡ください。
＊まとめ予約は、2カ月先まで可能です。
＊選択制にて、次回来院日のお知らせをメールにて受け取ることが可能です。
＊予約しづらい混みあう時間帯については、事前にウェイティングリスト登録をいただくことにより、キャンセルが出た場合、いち早くメールでご連絡いたします。
移行期間
運用開始から3ヶ月〔2022年11月1日(火) ～ 2023年1月31日(火)〕を移行期間とします。
よりよい運用を目指し、皆様からのご意見を伺ってまいります。その上で、予約方法やキャンセル規定については、移行期間終了後に変更する可能性があります。
まとめ払いについて
カイロプラクティックヘルスケアサービス契約書にてお支払いただいている方の残金は【Jane】にて管理してまいります。
管理状況については、別途個々に紙面にてご説明させて頂きます。
キャンセル料金について
ご連絡なくご来院されなかった場合、次回ご来院時に下記キャンセル料金を申し受けます。
ただし、緊急時で連絡出来ない場合を除く（交通遅延・駐車場の混雑・ご不幸・急な怪我や発熱など）
初回：11,000円（税込） 施術：1,100円（税込） 施術以外のプログラム：3,300円（税込）
導入に至る経緯について
理念「目の前の患者に全力を尽くす。より多くの患者に貢献する」の実践
コロナ禍で密集を避けるため、予約人数に制限を設けておりました。【Jane】導入により、予約や受付等の時間を短縮
できるため、予約受入れ枠を増やすことが可能となり、以前より予約を取りやすい環境をつくることができます。
クライアント情報の電子化
従来使用しておりましたインタビューシート（問診票）、記録カードなどの紙媒体は、全て電子化されます。
信頼できるサーバー環境ですので、個人情報保護の観点においてもご安心ください。
SDGsの観点で紙資源の節約
大量に使用しておりました紙（A4用紙12,000枚/年）の節約となります。
感染予防
受付でお渡しする記録カードや予約カードの廃止により、紙媒体で介する感染の可能性を減らすことができます。
Q&A
Q,予約受付の優先順位はどうなりますか？
A 下記の通り、左から順に優先順位が高くなります。
【Jane】 > 受付 > チャットワーク > LINE > メール > 電話
＊混み合っている時間帯は、電話に出られない可能性があります。
Q.予約時間までに、到着すればよいですか？
A いいえ。ベッドの上でうつ伏せになり施術を受けられる状態が予約時間です。
それまでに、お手洗い・着替え・体幹エクササイズ等を済ませておいてください。
Q.どうしても【Jane】を使うことができません。
A 従来通りの予約方法（受付・チャットワーク・LINE・メール・電話）や、予約カードの使用も選択可能です。
ただし、【Jane】による予約が最優先されますことをご理解ください。
Q.Janeで予約が取れるようになりましたが、チャットワークはどうなるのでしょうか？
A 引き続き当院とのコミュニケーション手段としてご利用いただけます。
ご質問や、事前に知らせておきたい情報（怪我・ぎっくり腰・発熱等症状の変化、同伴者有無など）がある場合などに、ご活用ください。
また、従来通り予約の問合せにもご利用いただけます。
※但し、受付の優先順位はJane>受付>チャットワーク>LINE>メール>電話となります。
Q.自分以外の家族の予約も、Janeで取れますか？
A ご自身以外のご家族のご予約も、Janeより承ります。
ご家族の予約を取るためには、事前に当院での設定が必要になります。
ご希望の際は、あらかじめ受付にお申出くださいませ。
例1）母「学校帰りに子どもだけで通院させたい」
→事前に登録をしていたお母さまのアカウントから、お子さんの予約が取れます
例2）父「自分と妻と子供の予約を、一度に取りたい」
→事前に登録をしていたお父さまのアカウントから、ご家族みなさまの予約が取れます
例３）娘「70歳の母の検査結果に同伴したいけど、予約日を忘れてしまった」
→事前に登録をしていた娘さまのアカウントから、お母さまの予約日を確認できます
Q.来院時のチェックインの仕方がわかりません。
A スマホ等で、院内に掲示されているチェックイン用QRコードを読み取って下さい。
QRコードのリンクにアクセスすると、チェックインページが表示されます。
画面中の「チェックイン」をタップしてください。
ご予約時間を過ぎる、もしくは、当日に予約が入っていない場合は、チェックイン画面が表示されません。
チェックインができない場合は、受付にご相談ください。
Q.Web上で予約に空きがない時間帯に、どうしても予約を取りたいです。
A ウェイティングリスト機能をご活用ください。
（ウェイティングリスト機能の使い方については、次項のQ.ウェイティングリストの使い方が分かりません をご覧ください）
または、チャットワーク、LINE、メール、お電話でお問い合わせください。
ご予約をお取りできる可能性がございます。
症状の変化や時間のご都合などのご要望がある場合は、事前にお知らせ下さいませ。
また、開院時間外にご予約を希望される場合には、事前に確認が必要になります。
対応可能な場合は、時間外対応料金6,600円を申し受けます。
受付までご相談下さい。
Q.ウェイティングリストの使い方が分かりません。
A 動画をご参照下さい。
ご希望の時間帯に空きがない場合に、ご利用下さい。
ウェイティングリストに登録頂きますと、キャンセルが出た場合に、スタッフよりいち早くお知らせいたします。
Q.海外のシステムを利用することになったのはなぜですか？
A 10年前より、国内外のシステムを探しては運用を試みたものの、当院へのカスタマイズが必要になり、膨大な経費を施術代などに反映せざるを得なくなるため、断念してまいりました。
カイロプラクターが医師と同等の資格であるアメリカやカナダなどでは、電子カルテ・オンライン予約システム運用が一般的であり、カイロプラクティック院にとって適切な電子カルテ＆オンライン予約システムを提供する会社が存在します。
その中でも、本社をカナダに置く【Jane】は卓越しており、また、信頼できるカナダのカイロプラクターの推薦もあり導入に至りました。
日本では初めて当院が使用することになり、【Jane】担当者と4年間に渡りZOOMミーティングで協議を30回以上重ねてまいりました。
和訳は佃隆が監修しておりますが、日本語として不自然な部分もあるかもしれません。その際はご教示いただけましたら幸いです。適宜、修正依頼をしてまいります。
